واژه 5s بیانگر پنج کلمه است که در انجام کارها در سازمان ، کارخانه و یا حتی در زندگی شخصی در منزل قابل اعمال میباشد. منشا 5s همانند خیلی از اصطلاحات و فنون امروزه از ژاپن است. این پنج واژه را در زبان ژاپنی در ذیل میبینید:
- Seiri
- Seiton
- Seiso
- Seiketsu
- Shitsuke
تصویر بالا نمونه ای از اعمال ۵اس در یک تعمییرگاه چاپگر و پرینتر است. 5S یا نظام آراستگی منجر به پیشگیری از حوادث و افزایش بهره وری می گردد . شاید بهتر باشد بگوییم هدف نهایی 5S پیشگیری از اتلاف است .
سوا کردن:
عبارت است از شناسایی بهترین حالت فیزیکی محل کار ،مجموعه گامهایی که ما در محل کار مشخص میکنیم که چه چیزی باید نگه داشته شود و چه چیزی نباید نگه داشته شود.ما باید مشخص نماییم که در یک مکان چه ابزاری به کار میآید و آنها را از ابزارهایی که به کار نمیآید جدا کنیم. هر منطقه کاری فقط باید شامل اقلامی باشد که برای انجام کار در آن منطقه نیاز است، بقیه اقلام را باید خارج از منطقه ی کاری جور نمود.
سری کردن:
هر چیزی در محل کار باید یک مکان داشته باشد و در واقع هر چیزی باید سر جای خودش باشد.فرایند سری کردن در خارج از محل در واقع توصیف مرحله ی قبل است.با برداشتن اقلام دور انداختنی یا بردن آنها به محل دیگر فضای بیشتری ایجاد میشود.این فضا قابل رویت است و کمک میکند که گزینه های طراحی دیگری در منطقه بوجود بیاید.در این مرحله باید اقلام را دسته بندی کنیم تا به راحتی بدانیم که هر چیزی در کجا قرار دارد.مثل آنچه که یک تعمیرکار روی میز کارش و یا در قفسه ای کنار میز کار خود دارد و به راحتی میداند که هر ابزاری را که نیاز دارد در کجا قرار دارد.
نظافت:
این اصل به آنجا برمیگردد که ما در محیط تمیز با روحیه تر و بهتر به تولید میپردازیم.این یک امر عملی است که ما هر آنچه را که میخواهیم فوری بتوانیم استفاده نماییم.ما نمیتوانیم با یک آچاری که به طور کامل روغنی است یک محصول را که دارای قطعات بادی یا هیدرولیک میباشد تنظیم نماییم.موضوع دیگر سلامتی و ایمنی است مانند رفتن تراشه به چشم از طریق باد.باید هر روز زمانی را برای تمیز کاری صرف نمود.تمیزی شامل تلاش برای نگهداری محل کار،بهبود ظاهر محل کار،و مهمتر از آن جلوگیری از کثیف شدن محل کار میباشد.
استانداردسازی:
در جهت بهبود فعالیت یک خطر وجود دارد و آن این است که تمرکز مدیریت به مسائل دیگری باشد و نقاط حساس را فراموش کند.استانداردسازی مجموعه فنهای است که از روی دادن این مسائل جلوگیری میکند.در این مرحله یک جدول زمانی که تمام عنصرها را در بر میگیرد تهیه میشود.
مرتب سازی:
مرحله نهایی نظم است.در انگلیسی آن را خود نظمی یا نگهداشتن معنی نموده اند.یک تفاوت اساسی ما بین استانداردسازی و خود نظمی وجود دارد.بدین شکل که اساس استانداردسازی یک برنامه بازدید بسیار دقیق است که تضمین کند کارها همانطور که باید و با همان شیوه حفظ شده اند.اما اساس خود نظمی چیزی فراتر از این است ، آن مثل وسیله مکانیکی نیست که به راحتی آن را کنترل کنیم و به کار ادامه دهیم، بلکه مجموعه ای از شیوه هایی است که ما به کار میبریم تا بر قلبها و ذهنها غلبه کنیم در جهت تربیت کارکنانی که به خوبی از سازمان نگهداری کنند.در این مفهوم خود نظمی شاید یک اصطلاح ناخوشایند باشد زیرا کارکنان مجبور میشوند بعضی اوقات کارهایی را به اجبار انجام دهند که اگر انجام ندهند با جریمه های نتیجه بخش روبرو خواهند شد.
